System umożliwia obieg dokumentów elektronicznych polegający na akceptacji dokumentów w grupie użytkowników.
W tym celu należy najpierw utworyć grupę użytkowników, którym w ramach funkcji obiegu dokumentów (workflow) możemy tworzyć w systemie zadania związane z akceptacją dokumentów.
WORKFLOW – umożliwia automatyczny przepływ dokumentów wewnątrz firmy i pozwala na pełną kontrolę przebiegu procesu obiegu poprzez wgląd w historię procesu dla danego dokumentu.
Aby uruchomić proces obiegu dokumentów należy wejść w Ustawienia > Obieg dokumentów.
Następnie, w pierwszym kroku należy utworzyć grupę akceptującą dokumenty poprzez Dodaj grupę.
W kolejnym kroku tworzymy proces najpierw zaznaczając funkcję „Używam obiegu dokumentów” a następnie Dodaj proces.
W formularzu procesu określamy szczegółowe jego parametry.
W przypadku, gdy w systemie pojawią się dokumenty spełniające kryteria workflow, zostanie wygenerowane zadanie dla grupy użytkowników. Zadania są widoczne po zalogowaniu w zakładce Dokumenty> Obieg dokumentów > Zadania.
Po zweryfikowaniu dokumentu należy skierować go w kolejnym kroku „Przekaż do akceptacji”.
Możemy wykonać tą czynność bezpośrednio z poziomu listy zadań lub będąc w widoku podglądu dokumentu.
Po kliknięciu klawisza Przekaż do Akceptacji dokument zostanie przekazany do finalnej akceptacji odpowiedniej osoby-grupy.po wejściu w Historię przebiegu procesu jesteśmy w stanie prześledzić po wejściu w Historię dokumentu.
