Funkcja OCR pozwala na odczytywanie danych z dokumentów elektronicznych (pdf., jpg, png., tiff.), dzięki czemu nie ma konieczności wprowadzania ich ręcznie.
Jak przebiega proces ocr’owania dokumentów?
1. Przygotowanie dokumentów do wczytania.
W tym celu należy zeskanować dokumenty (jedno- i wielostronnicowe) do jednego pliku (rozdzielczość 200dpi, odcień szarości) lub wykonać zdjęcie dokumentu za pomocą aplikacji mobilnej.
2. Dodanie pliku do systemu po zalogowaniu poprzez:
- klawisz Dodaj dokument > Zarejestruj z pliku.
- Kokpit > Dodane dokumenty > Dodaj dokument.
- Wysłanie plików drogą mailową na adres dokumenty@skanuj.to
3. Przetwarzanie dokumentów.
Na tym etapie system podzieli plik na pojedyncze faktury i odczytuje z nich dane: kontrahenta, numer dokumentu, daty (wystawienia, zakończenia dostawy / wykonania usługi, termin płatności), pozycje oraz kwoty (netto, brutto i VAT w rozbiciu na stawki).
4. Weryfikacja dokumentów.
Polega na sprawdzeniu przez użytkownika poprawności rozpoznanych danych, które są prezentowane w panelu z lewej strony.
W przypadku pliku wielostronnicowego w pierwszej kolejności system wyświetli ekran podziału stron po akceptacji którego przejdziemy do weryfikacji poszczególnych dokumentów.
Linie podziału są oznaczone kolorem czerwonym.
W razie potrzeby można zaproponowane przez system linie podziału usunąć. W tym celu wystarczy kliknąć w linię podziału.
Wówczas zmieni ona kolor na niebieski.
Na ekranie podziału stron można także:
- wyświetlić podgląd danego dokumentu klikając w ikonkę dokumentu znajdującą sie obok kosza.
- usunąć daną stronę klikając w ikonke kosza.
Jeśli proces weryfikacji dokumentu zostanie ukończony, dane z dokumentów są gotowe do zaksięgowania w systemie lub eksportu do programów finansowo-księgowych.